Céline Tremblais, avocate spécialisée en droit des sociétés au sein du Cabinet Legal Insight, a observé une transformation profonde dans la gestion de l'actionnariat de ses clients depuis qu'elle utilise le logiciel Uplaw.

Pour elle, la gestion des registres de mouvements de titres était auparavant fastidieuse et exposée à divers risques, tels que la perte, la falsification ou la dégradation. Grâce à la dématérialisation des registres sociaux, ses clients, des entreprises, peuvent désormais gérer ces registres de manière bien plus efficace et sécurisée, tout en ayant un accès en temps réel.

L'avocate souligne également l'importance de la sécurité et de la confidentialité des données, qui constituent une priorité dans son métier. La plateforme Uplaw, dont les serveurs respectent les normes de sécurité PCI DSS et sont certifiés ISO 27001, garantit une protection optimale des informations sensibles de ses clients tout en assurant l'intégrité des registres. De plus, l’utilisation de la blockchain permet, lorsque cela est nécessaire, de sceller les registres de manière irrévocable. Chaque transaction est protégée par un hash cryptographique, conférant ainsi un caractère définitif et non modifiable.

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Il est important de rappeler la valeur légale des registres dématérialisés. Toute entreprise a l'obligation de tenir un registre des mouvements de titres conformément à l'article L228-1 al. 6 du Code de commerce. Le décret n°2018-1226 du 24 décembre 2018 permet de dématérialiser ces registres en toute sécurité, à condition qu’ils soient conservés sur un support durable ou un dispositif d'enregistrement partagé (blockchain). L’article R. 228-8 précise : « Les registres peuvent être tenus de manière chronologique sur support papier ou sur tout autre support durable, notamment au moyen d'un dispositif d'enregistrement électronique partagé. »

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La digitalisation des registres confère ainsi la même valeur juridique qu’une inscription sur un registre papier, à condition de respecter les exigences établies par le décret n° 2019-1118 du 31 octobre 2019. Ils doivent être conservés pour une durée minimale de cinq ans après la clôture de l'exercice concerné et rester accessibles aux personnes autorisées, telles que les associés, les commissaires aux comptes et les autorités compétentes.

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Un autre avantage de la dématérialisation des registres de mouvements de titres réside dans la réduction des risques de perte de données et la garantie de l’inaltérabilité du contenu.

En matière de suivi juridique récurrent, Céline Tremblais apprécie la flexibilité qu'offre cette solution. Avant la dématérialisation, la gestion des registres papier était particulièrement contraignante pour les entreprises en expansion et leurs conseils, nécessitant de nombreuses mises à jour manuelles.

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De plus, récupérer les informations nécessaires pour inscrire les mouvements sur le registre pouvait représenter un véritable travail de reconstitution de l'historique complet de la société, engendrant un coût additionnel pour l’entreprise : Où sont les registres ? Sont-ils à jour ? Qui les a mis à jour ? Reflètent-ils la réalité des transactions réalisées ? Où se trouve la documentation corporate, véritable « source de vérité » de ces transactions (bulletin de souscription, Cerfa, ODM) ? Est-elle conforme aux obligations légales et réglementaires ?

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Désormais, tous les registres sont stockés numériquement et accessibles instantanément, avec des droits d'accès définis. Ils sont mis à jour automatiquement par les administrateurs de la licence, et toute la documentation corporate associée à un mouvement est rattachée à l'opération correspondante. Une véritable piste d'audit est ainsi instaurée, garantissant la fiabilité des inscriptions en cas de contrôle par l’administration fiscale. La dématérialisation des registres devient donc un atout précieux pour les sociétés et leurs conseils.

Céline Tremblais souligne également l'aspect collaboratif de la plateforme Uplaw. Le partage des registres est facilité, permettant une consultation en temps réel par plusieurs parties prenantes, qu'il s'agisse de directions financières ou juridiques, d'investisseurs, de banques d’affaires ou de conseils juridiques ou comptables.

Cette accessibilité renforce la transparence, instaure la confiance et libère du temps de gestion pour l’avocate, qui n'est plus l'unique interlocuteur pour l'accès aux données juridiques.